Bezpiecznie przechowywanie dokumentów w firmie

assorted-color book lot

Na pewno każdy kto pracuje w biurze ma dostęp do różnorodnych dokumentów. Czy to kadrowa do akt osobowych i list obecności, czy księgowa do faktur. Jednak nie każdy wie, jak powinno się przechowywać dane dokumenty. A to przecież ważne. Szczególnie, że w 2018 roku zostało wprowadzone RODO, które mówi o ochronie danych osobowych.

Jeśli ktoś się do tego nie będzie stosował to może być pewny, że w razie kontroli jeśli coś wyjdzie nie tak, możemy być pewni, że w stosunku do Firmy zostanie naliczona kara finansowa. I to oczywiście nie mała. Czy ktoś jednak wie, jak bezpiecznie przechowywać dokumenty? Jeśli nie to warto zapoznać się z niniejszym artykułem. Szczególnie potrzebny jest on dla osób, które stawiają swoje pierwsze kroki właśnie w Firmie na stanowisku biurowym.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty w Organizacji?
Warto dodać, iż nie tylko RODO odgrywa tutaj ważną kwestię. Na pewno każdy pracownik, który pracuje z dokumentami na co dzień dobrze wie, że istnieje tajemnica przedsiębiorstwa. Jeśli nie mamy ułożonych dokumentów tak jak trzeba to możemy mieć problemy w razie niezapowiedzianej kontroli z Zusu  i Urzędu Skarbowego. Ponadto jeśli jakieś papiery wpadną w niepowołane ręce, a na nich widnieje imię i nazwisko oraz inne ważne informacje to możemy być pewni, że wynikną z tego naprawdę poważne konsekwencje. Dlatego nasuwa się pytanie jak najlepiej je przechowywać? Otóż dokumenty w wersji papierowej powinny być trzymane w oddzielnych pomieszczeniach, które zostały specjalnie do tego stworzone. Dodatkowo muszą być suche, bez wilgoci.

Wiadomo, że dokumenty finansowe i kadrowe nie możemy zniszczyć kiedy nam się podoba. Musimy je niestety przechowywać przez 10 lat. Dlatego muszą leżeć w miejscach, gdzie druk się tak szybko nie zmaże. Dodatkowo warto wspomnieć, iż w tego typu pomieszczeniach powinny być półki, gdzie te papiery będą leżały. Dokumenty zaś warto chować w kartonowych teczkach. Warto je podpisać, jeśli chcemy uniknąć niepotrzebnego chaosu. Poza tym powinniśmy ustalić kto powinien mieć do nich dostęp. Nie może być tych osób za dużo. Tylko ze dwie lub trzy osoby, powinny być do tego upoważnione. Dane cyfrowe warto zapisywać  w formacie PDF.

Dodaj komentarz